Travailler dans une startup, c'est un peu comme naviguer sur un bateau pirate pour trouver rapidement le trésor : tout le monde veut aller vite, mais sans boussole ni carte, on finit souvent par tourner en rond. La communication inter-services devient alors une véritable aventure, où chaque message est une bouteille à la mer lancée sur des canaux différents : un message sur Teams, la suite par email, une note dans le chat interne... et pour couronner le tout, un SMS en partant le soir. Heureusement, les fax sont devenus rares, sinon j'aurais répondu par signaux de fumée !
Dans ces structures, il est rare de trouver quelqu'un avec une certification en gestion de projet. Mentionnez ITIL 4 ou CMMI à vos collègues, et vous serez regardé comme un extraterrestre. Pourtant, se structurer un minimum peut faire des miracles en termes d'efficacité. Vous n'avez jamais reçu un email avec comme sujet "urgent" et qui commence par ni bonjour ni merci ? Ou un autre avec comme sujet "bonne année !" qui commence par "ça va ? alors ces vacances ?" et qui se termine par "... et surtout, il faudrait mettre en prod avant lundi la feature que José m'a montrée !" Comme dirait mon ancien lead dev, "une dinguerie..."
Le premier point pour améliorer cette situation est de normaliser les sujets de mails. Il y a plein de façons de le faire ! Pour ma part, la méthode que j'applique avec mes équipes est simple mais efficace :
Nom du projet > Mission en cours > Action
Exemple : Nom du salon > Ajout de la page speakers > Manque de photos
En un clin d'œil, je sais tout de suite de quoi on va parler. Ensuite, pour classer les emails, c'est un jeu d'enfant.
Mais ce n'est pas tout ! Si l'email traite de plusieurs points, il est crucial de les numéroter. Cela évite les réponses du type "et quand à la photo de monsieur X que tu dis ne pas arriver à ouvrir car c'est du webp" (ahhh les webp) et permet de répondre simplement "pour le point 2...".
Et parfois, "car on est ultra agile", on fait même de la gestion de projet en live par email. Dans ce cas, la méthode MoSCoW est très pratique. Elle permet de surligner par une couleur ce qui va poser problème (en rouge), ce qui est planifié (en bleu), ce qui est fait (en vert), et ce qui pose souci mais dont on peut parler (en orange). La lecture est simplifiée et on voit tout de suite dans l'échange ce qui est important.